La société Syndic & Co attache la plus grande importance à la protection de vos données personnelles.

Toutes les opérations que la société Syndic & Co réalise sur vos données personnelles sont effectuées dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment du Règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles et de la loi 78-17 du 06 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La société Syndic & Co agit en toute transparence. La présente politique de protection des données personnelles décrit les conditions dans lesquelles Syndic & Co utilise les données personnelles vous concernant qu’il collecte, ainsi que les modalités selon lesquelles vous pouvez exercer vos droits.

I. COLLECTE DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Vos données à caractère personnel sont recueillies à différentes étapes : au travers de nos formulaires de collecte en ligne présents sur notre site internet, ainsi que dans le cadre de votre relation avec Syndic & Co. Ces données sont traitées dans le respect des réglementations, et notamment des droits des personnes.

Lorsque vous effectuez une demande auprès de Syndic & Co, ce dernier collecte certaines données vous concernant qui sont nécessaires à la prise en compte de votre demande et sans lesquelles elle ne pourrait être traitée. Le caractère obligatoire de ces informations vous est signalé lors de leur collecte ; à défaut de leur communication, Syndic & Co ne pourra pas traiter votre demande ou celle-ci sera retardée.

Plusieurs catégories de données à caractère personnel vous concernant peuvent être collectées, et en particulier les données suivantes :

  • Des données d’identification : il s’agit notamment de données telles que votre civilité, vos nom et prénom, vos coordonnées (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.), identifiants de connexion ;
  • Des données relatives à votre situation familiale, personnelle et professionnelle,
  • Des données relatives aux caractéristiques du bien immobilier (nombre de pièces, identification et situation du lot, surface, etc.) ou vos critères de recherche,
  • Des données bancaires, 
  • Des données relatives au suivi de votre relation avec Syndic & Co : demande de contact, de renseignements ou de documentation, correspondances échangées,
  • Des données fournies par le client dans le cadre d’un mandat ou autre dossier confié à Syndic & Co ;

Ces informations, ainsi que toutes autres informations vous concernant collectées dans le cadre de votre demande, déjà connues par Syndic & Co ou recueillies ultérieurement dans le cadre de la gestion de votre contrat, seront utilisées par Syndic & Co en qualité de responsable du traitement, pour les finalités décrites ci-après.

II. FINALITES DES TRAITEMENTS AUXQUELS SONT DESTINEES VOS DONNEES PERSONNELLES

Finalités poursuivies dans le cadre d’une demande de contact ou de l’exécution du contrat :   

Syndic & Co utilise les données collectées vous concernant pour répondre à vos demandes exprimées via les formulaires mis à votre disposition sur son site Internet.

Ces informations sont par ailleurs, le cas échéant, utilisées par Syndic & Co dans le cadre de la gestion de la relation contractuelle que Syndic & Co entretient avec vous, notamment de l’exécution et du suivi de votre contrat (de la phase précontractuelle à la résiliation du contrat), y compris la gestion des immeubles et des locaux, des clients (locataires, acquéreurs, copropriétaires…), des réclamations et des contentieux.  

Syndic & Co peut vous joindre à des fins de gestion de la relation client et dans le cadre du traitement des dossiers que vous lui confiez par tout moyen à sa convenance, dans les limites prévues par la réglementation.

Par ailleurs, Syndic & Co utilise vos données personnelles pour vous permettre la création d’un compte client depuis son extranet copropriétaire.  Lorsque vous vous authentifiez sur le site en tant que client Syndic & Co, les données personnelles sont utilisées dans le cadre de l’exécution du contrat pour vous délivrer les informations relatives à la gestion de l’immeuble (documents contractuels et techniques).

Dans le cadre de nos relations, nous sommes tenus de vérifier régulièrement que les données concernant les personnes sont exactes, complètes et à jour. A cette fin, nous pouvons être amenés à vous solliciter pour vérifier ou compléter ces informations.

Finalités poursuivies au titre d’une obligation légale : 

Pour répondre à ses obligations légales, Syndic and Co met en œuvre des dispositifs de surveillance destinés à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ; et à permettre l’application de sanctions financières. 

Vos données personnelles pourront être divulguées à un tiers si Syndic & Co y est contrainte par la loi, une disposition réglementaire, ou une ordonnance judiciaire, ou encore si cette divulgation est rendue nécessaire pour les besoins d’une enquête, injonction ou d’une procédure judiciaire, sur le territoire national ou à l’étranger. 

De même, Syndic & Co pourra être amenée à partager vos données personnelles avec des tierces personnes (ex. avocats, huissiers, etc.) afin de faire appliquer la politique de confidentialité (y compris pour constater d’éventuels manquements à celles-ci) et de se prémunir contre toute atteinte aux droits, aux biens ou à la sécurité de Syndic & Co, en application et dans le respect de la loi.

Syndic & Co doit également s’assurer de la sécurité des informations vous concernant. A ce titre, lorsque vous souhaitez accéder à votre extranet en ligne, Syndic & Co utilise les données de connexion (identifiant / mot de passe) vous concernant afin de vous identifier.

Finalités poursuivies aux fins des intérêts légitimes de Syndic & Co :   

Soucieux de votre satisfaction permanente, Syndic & Co s’efforce d’entretenir avec vous des relations commerciales privilégiées. S’agissant de prospection électronique, vos données sont utilisées si vous y avez consenti expressément ou si l’offre proposée porte sur un service distribué par Syndic & Co et analogue à ceux que vous détenez auprès de lui. 

De la même manière, Syndic & Co peut effectuer des traitements de vos données personnelles dans le cadre de ses enquêtes de satisfaction et sondages aux fins d’amélioration continue de ses offres et services.

Syndic & Co a un intérêt légitime à assurer la sécurité des biens, des locaux et des personnes, et est susceptible de placer sous surveillance et protection par caméras les immeubles gérés. 

III. DESTINATAIRES DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Le traitement de vos données personnelles sont destinées, dans la limite de leurs attributions, aux différents services de Syndic & Co, notamment les équipes en charge de la transaction, la location, la gestion locative, la copropriété, la comptabilité…etc

Syndic & Co communique également vos données personnelles aux sous-traitants et mandataires auxquels il confie la réalisation de prestations entrant dans le cadre de la réalisation des finalités définies ci-dessus. Ces derniers sont tenus par contrat de respecter la confidentialité et la sécurité des données auxquelles ils ont accès et de les utiliser exclusivement dans le cadre des prestations qui leur sont confiées.

Par ailleurs, Syndic & Co peut être amené à communiquer vos données personnelles, dès lors que cela est nécessaire, aux organismes susceptibles d’intervenir dans l’activité concernée, tels les organismes publics ou autorités de tutelles, ou les organismes professionnels (dont TRACFIN pour la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme) ainsi qu’aux autorités de police ou de gendarmerie (cas des images des caméras de vidéosurveillance / vidéo protection en cas d’incident – vandalisme, dégradation, agression).

Vos données personnelles peuvent également être communiquées aux partenaires commerciaux de Syndic & Co, à des fins de prospection commerciale, sauf opposition de votre part.

Enfin, Syndic & Co peut le cas échéant communiquer à ses partenaires commerciaux les modifications signalées par vous-même concernant vos coordonnées et votre situation familiale, à des fins de mise à jour de leurs propres fichiers commerciaux. De la même manière, Syndic & Co peut recevoir de ses partenaires les modifications des données que vous signalez auprès de ces derniers.

IV. CONSERVATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES 

De manière générale, vos données personnelles sont conservées pendant toute la durée qui est nécessaire à la réalisation des finalités susvisées. Elles pourront être conservées au-delà de la relation, notamment pour nous conformer à la réglementation applicable, pour faire valoir nos droits ou défendre nos intérêts.

Vos données pourront être archivées pour une durée plus longue pour la gestion de réclamations et/ou de contentieux, pour répondre à nos obligations réglementaires, pour satisfaire la demande des autorités judiciaires ou administratives dûment habilitées. 

Vos données personnelles sont donc conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Elles seront ensuite détruites en toute sécurité ou seront anonymisées.

V. SECURITE DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles et techniques afin de protéger vos données personnelles contre les accès et divulgation non autorisés, modification, altération, endommagement, perte accidentelle ou destruction accidentelle ou illicite, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

Pour ce faire, nous imposons à notre personnel et nos prestataires techniques de respecter des règles strictes en matière de sécurité et de protection de l’information (ex. obligation contractuelle de confidentialité, utilisation de techniques de chiffrement et d’anonymisation, mise en place de mesures de sécurité physique, etc.). Enfin, nous vous informons que vos Données Personnelles sont stockées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne. De même, sachez que nous n’effectuons aucun transfert hors Union européenne de vos données personnelles.

VI. VOS DROITS

En vertu de la règlementation applicable, vous pouvez exercer les droits définis ci-après, sans frais et à tout moment, auprès de Syndic & Co, par voie postale ou électronique, aux adresses suivantes : « Syndic & Co – Responsable de le Protection des données – 1 rue Georges Herbaut 59310 Orchies » / « RGPD@syndicandco.fr » : 

 – le droit d’accès : vous pouvez obtenir une copie de l’ensemble de vos données traitées par Syndic & Co, ainsi que les informations relatives aux caractéristiques des traitements opérés sur vos données. 

– le droit de rectification : vous pouvez obtenir la rectification et/ou la complétude de vos données inexactes et/ou incomplètes ;  

– le droit à l’effacement : vous pouvez obtenir l’effacement de vos données lorsque (i) ces données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, (ii) vous exercez votre droit d’opposition aux traitements concernés, ou (iii) le traitement concerné est illicite. Toutefois, ce droit ne s’applique pas lorsque la conservation de vos données est nécessaire à Syndic & Co pour respecter une obligation légale ou pour l’exercice de droits en justice ;  

– le droit à la limitation du traitement : vous pouvez obtenir une limitation du traitement des données vous concernant lorsque vous contestez l’exactitude des données, pendant une durée permettant à Syndic & Co d’effectuer les vérifications adéquates. Il en est de même lorsque Syndic & Co n’a plus besoin des données mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la défense d’un droit en justice, ou lorsque vous exercez votre droit d’opposition, le temps de l’étude de votre demande par Syndic & Co. Lorsqu’une telle limitation est mise en place, les données ne peuvent être traitées, sauf pour leur conservation, qu’avec votre consentement ou pour la défense d’un droit en justice ;

– le droit à la portabilité : vous pouvez obtenir les données que vous avez fournies à Syndic & Co et qui sont utilisées par ce dernier dans le cadre de traitements nécessaires à l’exécution de votre contrat, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et leur transmission par Syndic & Co à un autre prestataire lorsque cela est techniquement possible ;

 – le droit d’opposition : vous pouvez demander à Syndic & Co, pour des raisons tenant à votre situation particulière, de cesser les traitements que ce dernier opère sur vos données aux fins de poursuivre ses intérêts légitimes. Syndic & Co cessera alors ces traitements à moins qu’il ne justifie que ses intérêts légitimes et impérieux priment sur vos droits et libertés ;

 – le droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés les droits ci-dessus après votre décès. 

 Vous disposez par ailleurs du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française ou de celle du pays dans lequel se trouve votre résidence habituelle si vous considérez qu’un traitement opéré par Syndic & Co enfreint les dispositions du Règlement européen sur la protection des données personnelles. En France, l’autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données personnelles est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Droit d’opposition à la prospection commerciale : 

Vous disposez du droit de vous opposer, sans frais, et sans avoir à motiver votre demande, à ce que les informations vous concernant soient utilisées à des fins de prospection commerciale. Ce droit peut être exercé dès la collecte de vos données ; puis à tout moment auprès de Syndic & Co à l’une des adresses indiquées ci-dessus. Concernant la prospection par voie électronique, Syndic & Co vous offrira par ailleurs la possibilité de vous opposer, sans frais et de manière simple, à la réception de message commercial par ce canal, chaque fois qu’un courrier électronique de prospection vous sera adressé. 

Règles spécifiques au démarchage téléphonique : Vous disposez du droit de vous inscrire gratuitement sur une liste d’opposition au démarchage téléphonique sur le site internet http://www.bloctel.gouv.fr si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par téléphone de la part d’entreprises avec lesquelles vous n’avez pas de relation contractuelle. 

VII PROTECTION DES DONNEES

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le Responsable à la Protection des Données de Syndic & Co à l’adresse postale suivante : Syndic & Co – Responsable de la Protection des Données – 1 rue Georges Herbaut 59310 Orchies ou à l’adresse électronique suivante : RGPD@syndicandco.fr